Politica para el tratamiento de datos personales

II. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad

En desarrollo de su objeto social, SOLLA S.A. realiza el tratamiento de datos personales de sus empleados y de las personas naturales relacionadas con sus proveedores, clientes o potenciales clientes, actividad que ejecuta directamente, o, en algunos casos, a través de contratistas o terceros contratados o con los cuales se tienen acuerdos para el tratamiento de los datos personales. En cumplimiento de procesos y políticas corporativas, SOLLA S.A. puede requerir transferir o transmitir dichos datos a sus compañías vinculadas, filiales o subsidiarias y/o a terceros, que operan dentro o fuera del país, incluso en países que aún no han sido declarados con niveles adecuados para la protección de datos por la Superintendencia de industria y Comercio, para fines de procesamiento y/o almacenamiento de la información, quienes tendrán las mismas autorizaciones para el tratamiento de los datos personales dadas a SOLLA S.A. coma responsable, de acuerdo con lo establecido en la presente política. La recolección de datos personales por parte de SOLLA S.A. se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos, todas ellas relacionadas con el desarrollo de su objeto social. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se recolectarán datos personales sin autorización del titular, ni se utilizarán medias engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales. El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso:

a) Datos personales de empleados y ex empleados: Sus datos serán tratados para realizar actividades relacionadas con el objeto social de la compañía coma son; verificación de la información entregada durante su proceso de vinculación; cumplimiento de las obligaciones laborales, tales coma pago de nómina, aportes y reportes al sistema general de seguridad social en salud, pensiones y riesgos laborales; para la documentación de la historia laboral del empleado, atención de consultas, peticiones, solicitudes y reclamos; cumplimiento de normas de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, realización de actividades de mercadeo, promoción o publicidad; desarrollo de las actividades de la compañía con sus empleados, tales coma capacitaciones, otorgamiento de créditos, actividades de recreación o de prevención y cuidado de la salud, envío de comunicaciones corporativas; realización de alianzas comerciales que generen valor agregado para los empleados y demás actividades que se requieran en el normal desarrollo de la compañía y el cumplimiento de las normas, reglamentos y actividades con sus empleados. En caso de recolección o mantenimiento de datos sensibles de los empleados y ex empleados, los mismos serán tratados para: i) garantizar el cumplimiento de normas del derecho laboral y la seguridad social, ii) control de ingreso y salida de las instalaciones de la compañía, tales como, pero sin limitarse a plantas, granjas, oficinas, CEDIS, entre otros, iii) controlar el cumplimiento de la jornada laboral de los empleados de la compañía, iv) controlar la asistencia a eventos y/o capacitaciones organizados para la compañía. En caso de recolección de datos personales de niños, niñas o adolescentes que se encuentren a cargo del empleado o ex empleado, las mismos serían tratados para la realización de eventos recreativos o familiares par parte de la compañía que involucren dichos menores de edad, siempre y cuando dicho tratamiento responda y respete el interés superior de las niños, niñas y adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012.

b) Datos personales de personas naturales relacionadas con proveedores: Sus datos serán tratados para realizar actividades relacionadas con el objeto social de la compañía tales coma, cumplir con las obligaciones legales y/o contractuales tales coma facturación, reportes de pagos, contactos para actividades propias de la relación comercial o que por ley o par políticas internas se tiene la obligación de realizar; para la atención de consultas, peticiones y/o solicitudes; para iniciar y/o atender acciones y/o reclamos para el mantenimiento y desarrollo de la relación comercial; para cumplir con las normas de conocimiento del proveedor exigidas para el sistema financiero y las normas de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo; para realizar auditorías, enviar invitaciones, para participar en proceso de contratación, para solicitar cotizaciones y/o información sobre productos y servicios; para intercambiar con terceros a nivel nacional y/o corroborar las datos suministrados a terceros; para verificar deudas con el Estado; para indagar sobre sus bienes.

c) Datos personales de personas naturales relacionadas con clientes o potenciales clientes: Sus datos serán tratados para realizar actividades relacionadas con el objeto social de la compañía o para cumplir con las obligaciones legales y/o contractuales tales coma facturación, reportes de pagos, contactos para actividades propias de la relación comercial o que por ley o par políticas internas se tiene la obligación de realizar; para la atención de consultas, peticiones y/o solicitudes para iniciar y/o atender acciones y/o reclamos; para el mantenimiento y desarrollo de la relación comercial; para llevar a cabo actividades de mercadeo, promoción o publicidad de nuestros productos y ser contactado para dicha finalidad vía teléfono, correo electrónico u otros medias; realizar actividades de inteligencia de mercados, evaluar hábitos de consumo, realizar encuestas, enviar mensajes de texto o correos electrónicos con fines publicitarios, realizar campañas de fidelización, realizar alianzas comerciales para generar valor agregado, dar a conocer noticias e información de las productos y/o servicios de SOLLA S.A., su matriz, filiales o subsidiarias, y demás empresas que pertenezcan a la Organización SOLLA, así coma de interés general; para cumplir con las normas de conocimiento del cliente exigidas por el sistema financiero y las normas de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo; para verificar deudas con el estado; para indagar sobre sus bienes y/o capacidad de pago para realizar auditorías, mediciones y para enviar invitaciones.

d) Datos personales de visitantes ocasionales o periódicos: Sus datos serán tratados para garantizar la seguridad de las personas; las bienes e instalaciones de SOLLA S.A.; control de ingreso y salida de las instalaciones de la compañía, tales coma, pero sin limitarse a plantas, granjas, oficinas, CEDIS, puntos de venta, entre otros; servir coma media de prueba en cualquier tipo de proceso; atención de consultas, peticiones, solicitudes y reclamos; cumplimiento de normas de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo incluida la consulta en listas restrictivas y/o consultas de antecedentes. En caso de recolección de datos sensibles de los visitantes ocasionales o periódicos, los mismos serán tratados para las finalidades enunciadas anteriormente.

III. Derechos de los titulares.

Los titulares de los datos personales a que se refiere la Ley 1581 de 2012 tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe coma requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;

c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en regulación aplicable;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la data cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley o a la Constitución Política;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

IV. Procedimiento para ejercicio de derechos por parte de titulares.

Los titulares de datos personales deben dirigir sus consultas o reclamos al correo: servicioalcliente@solla.com.

a. Consultas: SOLLA S.A. debe atender las consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b. Reclamos: El titular o causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo a SOLLA S.A. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 i) El reclamo se formulara mediante solicitud al correo electrónico servicioalcliente@solla.com con la identificaci6n del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de envío de la respuesta, acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, SOLLA S.A. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

ii) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

iii) El termino máxima para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar las ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

iv) El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

c. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a SOLLA S.A. la supresión de los datos personales a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de las mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el Procedimiento indicado en esta Política. Si vencido el término legal respectivo, SOLLA S.A. no hubiere eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
Igualmente, las titulares del dato personal, podrán suscribirse o des-suscribirse de las diferentes canales de comunicación que tiene SOLLA en cumplimiento a la Ley 2300 de 2023.

V. Vigencia de la política.

La presente versión de la política de tratamiento de datos personales se encuentra vigente desde 25/01/2016. SOLLA S.A. se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Sin embargo, en caso de modificarse sustancialmente su contenido se le comunicara esta situación a través de los datos de contacto que nos hayan suministrado las titulares. – SOLLA deberá documentar el proceso para el Tratamiento de los datos personales (obtención, autorización y reclamos) de conformidad con las normas aplicables.